Hablar de cómo debe ser una web no es tarea fácil, intervienen múltiples factores y elementos que pueden incorporarse a las diferentes páginas con una infinidad de aspectos y estructuras posibles. Un sitio web se compone de diversas configuraciones y utilidades que son el escaparate on-line de nuestro evento, todas ellas pueden agruparse en cuatro importantes características: Diseño, Usabilidad, Funcionalidad y Contenidos.

Diseño

El diseño es el aspecto más subjetivo de nuestro site, aún siendo un elemento importante, la tendencia actual consiste en diseños simples y funcionales, se buscan páginas limpias, claras y correctamente estructuradas. Se tiende a eliminar animaciones tipo flash ya que el contenido de las mismas no será indexado por muchos buscadores y además no son navegables en la mayoría de los dispositivos móviles.

Su uso

Su utilización es un apartado frecuentemente descuidado en gran parte de las webs, el concepto es simple, consiste en configurar nuestra web de manera que los usuarios que la visiten no encuentren dificultades en la navegación y sea lo más intuitiva posible, aunque hay muchos estudios al respecto una forma fácil de comprobar la facilidad de manejo de nuestro sitio es invitando a navegar por él a alguien que no conozca nada de nuestro evento, más tarde le preguntaremos sobre sus impresiones y seguro que nos aporta interesantes correcciones.

Funcionalidad

En los últimos años las páginas web han pasado de ser simples escaparates estáticos a convertirse en verdaderas aplicaciones funcionales, es, por tanto, la funcionalidad el elemento que debemos potenciar en nuestro sitio de internet, y dotar a nuestra página de las utilidades necesarias para que se convierta en una herramienta que permita a expositores y visitantes obtener el máximo provecho de su asistencia al evento.

Soporte a los contenidos

Tanto diseño como, uso  y funcionalidad son aspectos que tienen como última finalidad el dar soporte a los Contenidos que contendrá nuestra web, éstos serán el texto, noticias, datos de contacto, información práctica, ficha del evento, etc… de nuestras páginas, y a la postre conformarán la esencia de nuestro sitio. En las siguientes líneas realizaremos una relación de los contenidos más importantes  con los que debemos contar a la hora de diseñar nuestra web.

Los datos de contacto son imprescindibles en cualquier página, una forma útil de tenerlos siempre visibles es incluirlos en la cabecera o pie de la página, al menos el teléfono principal y/o una dirección de correo electrónico.

La ficha técnica del evento debe informar de las características  fundamentales del Certamen: Fechas y horarios, número estimado de expositores y visitantes, superficie de exposición, etc es el resumen de nuestro evento y debe ocupar una posición destacada en la web.

Canal de comunicación para expositores

Es de obligada inclusión un espacio para expositores, este contenido estará destinado a aquellas empresas  que han contratado un espacio en  nuestra feria y a aquellas otras que tienen un potencial interés en hacerlo. Para las primeras, las que ya son expositores, habilitaremos un acceso privado que sirva de canal de comunicación con los organizadores y que permita a los expositores realizar aquellas tareas que son necesarias para llevar a cabo su participación, entre ellas podemos comentar las siguientes: Obtener las acreditaciones para acceder al recinto; descargar la información relativa a horarios, accesos, montaje, condiciones de participación, etc..; invitar de forma electrónica a sus potenciales visitantes; contratar on-line los accesorios, productos y servicios con los que desee participar; gestionar el contenido que presentará a su empresa en el catálogo de la feria; acceder a las herramientas que le permitan planificar su exposición gestionando citas de negocio con visitantes o en los posibles workshops que complementen el evento. En definitiva debe brindarle la posibilidad de efectuar todo el trabajo previo de forma autónoma, liberando de llamadas innecesarias a nuestro equipo ferial. Para los potenciales expositores dispondremos de un espacio en el que les mostremos las ventajas de participar en nuestro evento, para ello daremos cifras de otras ediciones junto a comentarios satisfactorios de participación de antiguos expositores o resultados de encuestas realizadas en años anteriores, conviene ser claro en cuanto a los diversos precios de cada una de las modalidades de participación, además es importante disponer de una página que mediante un formulario permita al futuro expositor realizar la solicitud de participación on-line, ahorrándonos, de este modo, el trabajo de generar el pedido correspondiente.

Los visitantes

Más importantes que los expositores, aunque a veces lo olvidemos, son los visitantes. El visitante es el que hace posible nuestro evento, y es el actor que más accesos generará en nuestro sitio web, por ello las páginas principales deben ir dirigidas hacia él, además le habilitaremos un espacio de nuestro menú con apartados específicos para hacer su visita más práctica y productiva. En el área de visitantes debemos indicar de forma exhaustiva y convincente los motivos por los que se debe visitar nuestro evento. Para aquellas ferias mixtas, es decir, que cuentan con público profesional y público general, es importante diferenciar en nuestro sitio los espacios para cada uno de ellos e informar de los horarios y accesos de cada tipo. Un elemento importante es el formulario de pre-registro, debe estar bien visible y ser lo más cómodo posible de rellenar, debemos evitar incluir excesivas preguntas, además procuraremos que la pre-inscripción se realice en pocos pasos y de manera intuitiva, en este formulario incluiremos, además de los datos generales, preguntas relativas al sector de actividad o intereses del visitante en la feria. El formulario de registro devolverá de forma automática un email al visitante confirmándole su correcta inscripción, en este correo electrónico es práctico incluir la propia acreditación para que sea él mismo el que la imprima y pueda portarla el día de la visita sin necesidad de haber esperado en un mostrador de acreditaciones. Otro de los elementos imprescindibles dentro del área de visitantes es la creación de un buscador, a modo de catálogo, de la oferta de productos y servicios que ofrecerá la feria, este catálogo interactivo es el que cumplimentan los expositores desde las áreas específicas que comentábamos antes, un aspecto importante de este buscador es que brinde herramientas al visitante para ponerse en contacto con el expositor, de este modo podemos incluir mecanismos en tiempo real para que pueda solicitar información a determinados expositores sobre sus productos, o que directamente les pida una cita para quedar con ellos en su stand. No debemos olvidarnos de incluir toda la información relativa a ubicación del recinto; transportes necesarios para llegar y hoteles y restaurantes en los que poder alojarse o comer; este tipo de contenidos tienen que estar fácilmente accesibles y deben incluirse en el email que se envía de forma automática en el proceso de pre-acreditación on-line.

Prensa

Otro área fundamental en nuestra web es el espacio reservado para la prensa, es un contenido que frecuentemente se omite o no se le da la importancia que realmente tiene. En el área de prensa, mediante acceso privado, ubicaremos los dosieres que el evento vaya generando, informaremos de las noticias relevantes, así como de la inauguración y momentos claves del evento que deseemos que recojan los medios, por supuesto contaremos con un formulario de inscripción que permita pre-acreditarse y que facilite la entrada al recinto así como el acceso al contenido privado que estará disponible antes, durante y después del evento. Entre edición y edición usaremos los datos de nuestros medios registrados para mantenerles informados de la preparación de las futuras convocatorias.

Conocer la afluencia de visitas

Un dato interesante que debemos ser capaces de conocer es el de la afluencia de visitas que está teniendo nuestro sitio, para ello podemos contar con diferentes soluciones que existen en el mercado, algunas de ellas gratuitas tales como google analytics, estas utilidades nos permiten obtener información estadística de la procedencia, horarios, palabras clave, repeticiones, etc.. que generan los usuarios que visitan nuestro sitio, con estas herramientas podemos dimensionar si nuestra página tiene la notoriedad que esperábamos.

Terminamos esta primera parte dedicada a la web de un evento haciendo hincapié en la importancia que cobra la funcionalidad y practicidad en detrimento del diseño y la vistosidad, hagamos que nuestro sitio sea operativo e interactivo, que permita comunicarse con nuestros expositores y visitantes de forma ágil y autónoma.